How to Save and Compress PDF in MS Office 2007: A Complete Guide (MS Office 2007-এ কিভাবে PDF সেভ করবেন এবং সাইজ ছোট করবেন: একটি পূর্ণাঙ্গ নির্দেশিকা)

Introduction / ভূমিকা:

English: Many users still prefer Microsoft Office 2007 for its simplicity. However, it doesn't have a built-in "Save as PDF" option by default, and creating small-sized PDFs for online applications (like e-Namjari or job portals) can be tricky. Today, we will solve this.

বাংলা: অনেকে সহজ ইন্টারফেসের কারণে এখনো মাইক্রোসফট অফিস ২০০৭ ব্যবহার করতে পছন্দ করেন। তবে এতে ডিফল্টভাবে 'Save as PDF' অপশন থাকে না। বিশেষ করে ইনামজারী বা চাকরির আবেদনের জন্য ছোট সাইজের পিডিএফ তৈরি করা বেশ কঠিন হয়ে পড়ে। আজকের পোস্টে আমরা এর সমাধান জানবো।

---

Step 1: Enabling the PDF Option / পিডিএফ অপশন চালু করা

English: First, you need a small official plug-in. Download and install the "Microsoft Office 2007 Save as PDF or XPS Add-in" (Search for SaveAsPDFandXPS.exe). Once installed, the PDF option will appear in your 'Save As' menu.

বাংলা: প্রথমেই আপনাকে একটি ছোট প্লাগ-ইন ইনস্টল করতে হবে। ইন্টারনেটে SaveAsPDFandXPS.exe লিখে সার্চ করে এটি ডাউনলোড ও ইনস্টল করে নিন। ইনস্টল হয়ে গেলে আপনার 'Save As' মেনুতে পিডিএফ অপশনটি দেখতে পাবেন।

---

Step 2: How to Compress the PDF / পিডিএফ ফাইল ছোট করার নিয়ম

English: To keep the file size under 1MB for online portals, follow these steps while saving:

1. Go to Office Button > Save As > PDF or XPS.

2. In the dialog box, look for the "Optimize for" section.

3. Select "Minimum size (publishing online)" instead of Standard.

4. Click Publish.

বাংলা: অনলাইন পোর্টালে আপলোড করার জন্য ফাইলটি ১ এমবি-র নিচে রাখতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন: ১. Office Button থেকে Save As হয়ে PDF or XPS-এ ক্লিক করুন। ২. সেভ করার উইন্ডোতে "Optimize for" অপশনটি খেয়াল করুন। ৩. এখান থেকে "Minimum size (publishing online)" সিলেক্ট করুন। ৪. এবার Publish বাটনে ক্লিক করুন।

---

Step 3: Compressing Images (Optional) / ছবির সাইজ কমানো (ঐচ্ছিক)

English: If your document has many photos, click on any image, go to Format > Compress Pictures, and select E-mail (96 ppi). This will drastically reduce the final PDF size.

বাংলা: আপনার ডকুমেন্টে যদি অনেক ছবি থাকে, তবে যেকোনো একটি ছবির ওপর ক্লিক করে Format > Compress Pictures-এ যান। সেখানে E-mail (96 ppi) সিলেক্ট করে দিন। এতে আপনার পিডিএফ-এর সাইজ অনেক কমে যাবে।

---

Conclusion / উপসংহার:

English: Following these steps will help you create high-quality, low-size PDFs without using any third-party websites. This is perfect for professional and official submissions.

বাংলা: এই পদ্ধতি অনুসরণ করলে আপনি কোনো থার্ড-পার্টি ওয়েবসাইট ছাড়াই প্রফেশনাল এবং ছোট সাইজের পিডিএফ তৈরি করতে পারবেন, যা যেকোনো সরকারি বা দাপ্তরিক কাজের জন্য উপযুক্ত।